tarea:

*como crear combinar correspondencia en word 2007 o 2010

*como crear marcadores e hiperviculo

                                                    DESARROLLO

1)

 PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

   Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos vá a ahorrar un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta.

   Imagínate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagínate también que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...¿verdad que sería de locos?.

   Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón...

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** VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR    Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:    1. Crear el cuerpo de la carta    2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos    3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos    4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.    1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA    Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a: -
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Como vés, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después: -
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Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:    2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS    Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra: -
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Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción: -
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Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...: -
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Estos son todos los campos que vienen por defecto. Pero a mí por ejemplo no me interesan algunos como los teléfonos, la dirección de correo electrónico y otros, así que veremos en la próxima lección como continuamos nuestro ejemplo. SEGUIMOS CON LA SEGUNDA PARTE    En la lección anterior, habíamos entrado en la lista de direcciones por defecto de Word 2007, recuerda: -    En los campos existentes, hay unos cuantos que no me interesan, así que procederé a eliminarlos, por ejemplo el primero: Tratamiento, lo quito: - -    Tan simple como marcarlo picando en él y luego pico en el botón Eliminar. Verás que aparece un mensaje de advertencia: - -    Mensaje que aceptamos y el campo "Tratamiento" desaparecerá (hay que tener en cuenta, que no desaparece de la lista general que guarda Word, sino que sí desaparece para nuestra lista personal). Seguimos quitando los campos sobrantes.    Otra cosa que nos puede interesar hacer, es cambiar el nombre de algún campo. Mira el ejemplo en la imagen de abajo: - -    Al picar sobre el campo y luego sobre el botón Cambiar nombre..., nos aparecerá una nueva ventana como esta: - -    Ahí realizamos el cambio oportuno y picaremos sobre el botón Aceptar para que lo tome. Igualmente, podremos mover un campo de sitio; si necesitamos que aparezca en un orden distinto, tan solo tendremos que: - -    Se trata de picar sobre ese campo y luego sobre el botón Subir. Tras realizar todos los cambios que sean necesarios a través de las operaciones explicadas, no queda más que picar sobre el botón Aceptar, de forma que todos los cambios quedan guardados, a nuestro gusto. Ya podremos comenzar a introducir contenido en los campos para completar nuestra lista. Eso lo veremos en la próxima lección. 2) Marcadores Es una ubicación o selección de texto a la que se puede asignar un nombre e identicar para futuras referencias. Por lo tanto los marcadores se utilizan para identicar posiciones dentro de un documento. Los marcadores permiten localizar información importante más rápidamente. De la misma manera en que los lectores emplean separadores para guardar lugares dentro de los libros, los marcadores de Word se utilizan para indicar posiciones dentro de un documento. Insertar un marcador Imagínate que tienes un documento al que es necesario aplicarle marcadores y que para lograrlo debes seguir los siguientes pasos: Seleccionar el texto del espacio a ser marcado En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haz clic en el botón Marcador para desplegar el cuadro de diálogo Marcador. En el cuadro Nombre del marcador, teclea el nombre que le pondrás al marcador, por ejemplo Autor. Haz clic en el botón Agregar y listo. Si fuera necesario aplicar otro marcador, sólo debes seguir el proceso anterior. Los nombres de marcadores pueden contener números, pero deben comenzar con una letra. No puedes incluir espacios en un nombre de marcador, así que utiliza guiones bajos para separar las palabras o pega las palabras. Por ejemplo Secretos_profesionales o SecretosProfesionales. Modificar un marcador Después de aplicar marcadores a un documento, muchas veces hay la necesidad de modificarlos y para ello debes seguir los siguientes pasos: En la ficha Insertar, en el grupo Vícnculos, haz clic en el botón Marcador para mostrar el cuadro de diálogo Marcador. Selecciona el nombre del marcador que desees modificar (texto que fue seleccionado para crear el marcador) Clic en el botón Ir a. Clic en el botón Cerrar. Observa el texto seleccionado, es el espacio marcado. Realiza los cambios necesarios, dentro del texto seleccionado. Cualquier modificación que hagas dentro del texto seleccionado o de los corchetes pasa a formar parte del marcador. Para ver los corchetes Sigue los siguientes pasos: Clic en el botón de Microsoft Office Clic en el botón Opciones de Word Clic en Avanzadas (lado derecho de la caja de diálogo) Clic en "Mostrar marcadores" del apartado: MOSTRAR CONTENIDO DEL DOCUMENTO. Hacer referencia a marcadores en un documento Las referencias cruzadas pueden insertarse para hacer referencia a marcadores en otros lugares de un documento. Se recomienda insertar las referencias de los marcadores en una hoja aparte, al final del documento y luego: En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haz clic en el botón Referencia cruzada para mostrar el cuadro de diálogo Referencia cruzada. En el cuadro Tipo, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo y selecciona Marcador. En el cuadro Referencia a:, debe estar seleccionado Texto del marcador. En la lista Para qué marcador:, haz clic en Autor. Haz clic en el botón Insertar. Se inserta el texto marcado en tu documento. Cierra el cuadro de diálogo. li>Presiona Ctrl y haz clic sobre la referencia insertada. El punto de inserción se dirige donde se encuentra el marcador en el documento. De esa forma podrás navegar por el documento del listado de los nombres de cada marcador hacia donde se encuentra el texto del sitio marcado. Eliminar un marcador Para eliminar un marcador sólo sigue los siguientes pasos: En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haz clic en el botón Marcador para mostrar el duadro de diálogo Marcador. En la lista Nombre del marcador, selecciona por ejemplo Enmiendas. Haz clic en el botón Eliminar. Después de terminar de eliminar los marcadores que desees eliminar, haz clic en el botón Cerrar.  hipervínculos Definiciones y ejemplos ·         Hipervínculo Un hipervínculo es texto coloreado y subrayado o un gráfico coloreado y subrayado en el que se hace clic para abrir cualquiera de los elementos siguientes: o    Un archivo o    Una ubicación de un archivo o    Una página web de Internet o    Una página web de una intranet o    Un sitio de Gopher, Telnet o Protocolo de transferencia de archivos (FTP) También puede hacer clic en un hipervínculo para ver grupos de noticias. ·         Hipervínculo absoluto Un hipervínculo absoluto es un hipervínculo que contiene la dirección completa del archivo o del sitio web de destino. La dirección siguiente es un ejemplo de una dirección completa en un hipervínculo absoluto: http://www.microsoft.com/support ·         Base de hipervínculo Una base de hipervínculo es la ruta de acceso compartida por el archivo que contiene el hipervínculo y el archivo de destino. ·         Hipervínculo relativo Un hipervínculo relativo es un hipervínculo que contiene una dirección relativa a la dirección del archivo de destino. La dirección del archivo de destino también se denomina base de hipervínculo. Cómo utilizar hipervínculos absolutos en lugar de hipervínculos relativos Para utilizar hipervínculos absolutos, realice una de las acciones siguientes: ·         Utilice hipervínculos absolutos en todos los documentos de Word. Para ello, utilice uno de los métodos siguientes. Método 1: Word 2007 1.    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word. 2.    Haga clic en Opciones avanzadas. 3.    En General, haga clic en Opciones Web. 4.    Haga clic en la ficha Archivos. 5.    Haga clic para desactivar la casilla Actualizar vínculos al guardar. 6.    Haga clic dos veces en Aceptar. Utilice hipervínculos absolutos en un único documento. Para ello, utilice uno de los métodos siguientes. Método 1: Word 2007 1.    Abra el documento en el que desee utilizar un hipervínculo absoluto. 2.    Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. 3.    Haga clic en Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas. 4.    Haga clic en la ficha Resumen. 5.    En el cuadro Base de hipervínculo, escriba x y haga clic en Aceptar. Cómo restablecer hipervínculos Para restablecer hipervínculos existentes en un documento, siga estos pasos: 1.    Abra el documento. 2.    Haga clic con el botón secundario en el hipervínculo que desee cambiar y, a continuación, haga clic enModificar hipervínculo. 3.    En el cuadro Buscar en, haga clic en el documento que desee que abra el hipervínculo. O bien, escriba la dirección URL del destino en el cuadro Dirección. 4.    Haga clic en Aceptar. Cómo establecer una base de hipervínculo Para establecer una base de hipervínculo para todos los hipervínculos o las direcciones URL de un documento, utilice uno de los métodos siguientes según su versión de Word. Método 1: Word 2007 1.    Abra el documento en el que desee establecer una base de hipervínculo. 2.    Haga clic en el botón de Microsoft Office, seleccione Preparar y haga clic en Propiedades. 3.    Haga clic en Propiedades del documento y, a continuación, haga clic en Propiedades avanzadas. 4.    Haga clic en la ficha Resumen. 5.    En el cuadro Base de hipervínculo, escriba la ruta de acceso que desee utilizar para todos los hipervínculos que cree en este documento. 6.    Haga clic en Aceptar. Nota: para omitir la base de hipervínculo, escriba la dirección completa del hipervínculo en el cuadro Direccióndel cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.